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Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 erstellen

Die Abwesenheitsnotiz unter Outlook 2010 ist dann praktisch, wenn wir uns für einige Tage aus dem Staub oder Urlaub machen wollen und sicherstellen möchten, dass neue Mails nicht ins Leere laufen. Gerade bei längerer Abwesenheit bietet es sich also an, die Option zu nutzen und auf Outlooks Abwesenheitsassistenten zurückzugreifen.

Mitunter brauchen wir jedoch eine solche Abwesenheitsnotiz nicht nur, um den Urlaub zu überbrücken, sondern wollen einfach allen Sendern eine automatische Email schreiben. Das kann dann vorteilhaft sein, wenn unser Postfach häufig überquillt und wir zahlreiche Mails zu beantworten haben.

Auch bei uns läuft das Postfach alltäglich über und dennoch informieren wir jeden, der uns schreibt, das seine Nachricht wohlbehalten bei uns gelandet ist. Sie sehen, dass eine solche Abwesenheitsnotiz unter Outlook 2010 nicht nur urlaubsbedingt zu empfehlen ist.

So haben wir die Möglichkeit, immer umgehend zu reagieren, auch wenn wir jede Menge um die Ohren haben. Wobei die Absender inormiert werden, dass wir gerade abwesend sind und unsere Antwort vielleicht ein wenig auf sich warten lassen kann. Weiterhin können wir per Abwesenheitsnotiz eine alternative Kontaktform vorschlagen, falls es dringend sein sollte.

Hinweis: Dennoch sollten wir beim Einrichten einer Abwesenheitsnotiz Vorsicht walten lassen. Immerhin ist es denkbar, dass wir ungewollt auf Spammails antworten und somit bestätigen, dass unsere Mailadresse real ist. Das kann zu nervigen Spamattacken führen, auch wenn sich das meist nach der Abwesenheit wieder manuell ausfiltern lässt.

Abwesenheitsnotiz unter Outlook 2012 einrichten

Aber genug der vielen Worte und zur eigentlichen Anleitung, wie Sie unter Outlook 2010 eine Abwesenheitsnotiz einrichten können, um das Postfach sich selbst zu überlassen.

Starten Sie mit einem Klick auf die Verknüpfung Ihre Installation von Outlook 2010 und navigieren zum Menü Regeln, wobei Sie den Punkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten auswählen. Dieses finden Sie im oberen, rechten Bereich von Outlook 2010.

Abwesenheitsnotiz einrichten: Start, Regeln, Regeln und Benachrichtigungen


Dadurch wird sich abermals ein neues Fenster in Outlook 2010 öffnen, wo Sie die Möglichkeit haben, auf die Schaltfläche Neue Regel zu klicken. Diesen Menüpunkt finden Sie am oberen, linken Rand des neuen Fensters und betätigen ihn. Der Regelassistent öffnet sich.
Der Regelassistent öffnet sich und gleich können wir eine Abwesenheitshotiz einstellen.

Der Regelassistent öffnet sich und gleich können wir eine Abwesenheitshotiz einstellen.


In diesem Regelassistenten suchen sie nach dem Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, der sich unter dem Punkt Regeln ohne Vorlagen erstellen verbirgt. Die ungefähre Positionierung sollten sie auf dem obigen Screenshot erkennen können.

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Klicken Sie, wenn Sie den Menüpunkt gefunden und ausgewählt haben, auf die Schaltfläche Weiter. Daraufhin wird Outlook 2010 eine Bestätigung Ihrerseits verlangen, die abfragt, ob Sie diese Einstellungen für alle empfangenen Nachrichten anwenden wollen. Natürlich! Darum geht es ja! Wir akzeptieren also und klicken auf OK.

Hinweis: Hierbei fällt natürlich auf, dass wir auch noch andere Optionen auswählen können und bestimmte Mails von der Abwesenheitsnotiz ausschließen. Sollten Sie also nicht alle eingehenden Nachrichten in Outlook 2010 mit einer Abwesenheitsnotiz quittieren wollen, müssen Sie an dieser Stelle die spezifischen Bedingungen festlegen.

Daraufhin erscheint ein weiteres Fenster, das Ihnen einige Optionen zur Konfiguration der Abwesenheitsnotiz liefert. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie den Menüpunkt diese vom Server mit einer Nachricht beantworten finden und auswählen, woraufhin Ihnen Outlook 2010 die Möglichkeit einräumt, eine individuelle Abwesenheitsnotiz zu hinerlegen.

Diese können wir gestalten, indem wir im unteren Bereich des Fensters auf den Link einer Nachricht klicken. In der Folge öffnet sich dieses Fenster.

Hier findet Ihre individuelle Abwesenheitsnotiz Platz

Hier findet Ihre individuelle Abwesenheitsnotiz Platz

Idealerweise gestalten wir diese Abwesenheitsnotiz so kompakt wie möglich und versuchen, in wenigen Worten das Wesentliche zu schildern. Dabei ist vor allem das Datum unser Wiederkehr wichtig und natürlich eine alternative Kontaktform, falls wirklich einmal der Schuh drückt. Wer entspannt seinen Urlaub genießen möchte, sollte diesen Hinweis selbstredend vermeiden. Für geschäftliche Posteingänge ist dieser Zusatz allerdings nützlich.

Haben wir eine Abwesenheitsnotiz formuliert, können wir das Ganze mit einem Klick auf Speichern & schließen bestätigen, woraufhin wir wieder zum altbekannten Fensterchen zurückgelangen. Wir bestätigen unsere Einstellungen einfach mit einem Klick auf Weiter.

Jetzt können wir Ausnahmen für unsere Regel festlegen, die bei bestimmten Kriterien greifen. Beispielsweise falls ein bestimmtes Wort in der Betreffzeile auftaucht oder die Nachricht nicht nur an uns, sondern auch andere Empfänger, adressiert ist.

Möchten wir das nicht, können wir getrost erneut auf den Weiter-Button klicken, wodurch sich das letzte Fenster unserer kleinen Outlook-Odyssee öffnet. Gleich geschafft!

Der Regelassistent in Outlook 2010

Der Regelassistent in Outlook 2010


In diesem letzten Fenster ist vor allem wichtig, dass wir unserer Regel, also der Abwesenheitsnotiz, einen Namen zuweisen und das Häkchen bei Regel aktivieren setzen. Außerdem haben wir die Möglichkeiten, hier nochmals die individuellen Einstellungen unserer Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 zu korrigieren.

Stimmen alle Konfigurationen, klicken Sie auf den Button Fertig stellen und haben erfolgreiche eine neue Regel für das Mailprogramm erstellt.

Die Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 übernehmen

Im letzten Schritt sollten wir nun lediglich die vorgefertigte Regel in Outlook überprüfen und schauen, ob sie auch wirklich aktiv ist und die kommenden Mails nicht ins Leere laufen.

Dafür klicken wir, wie auch schon anfangs, erneut auf das Menü Regeln und anschließend auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Hier sollte unsere Abwesenheitsnotiz nun aufgeführt sein und den zugewiesenen Namen tragen. Stimmt’s? Dann ab in den Urlaub!

Hinweis: Idealerweise probieren Sie die Abwesenheitsnotiz unter Outlook 2010 einfach einmal selbst aus, indem Sie an Ihre eigene Mailadresse eine Nachricht senden und überprüfen, ob Sie die automatische eMail erhalten.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Starten Sie Outlook 2010 und klicken Sie auf den Menüpunkt Regeln und anschließend auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten
  • Starten Sie nun den Regelassistenten, indem Sie auf Neue Regel klicken
  • Dort suchen Sie den Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und erstellen eine Regel ohne Vorlage
  • Navigieren Sie auf die Schaltfläche Weiter und bestätigen Sie Ihre Angaben
  • Setzen Sie ein Häckchen bei diese vom Server mit einer Nachricht beantworten und editieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz unter dem Link einer Nachricht
  • Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, speichern Sie die automatische Mail
  • …und legen bei Bedarf Ausnahmen für das Ganze fest
  • Vergeben Sie nun einen Namen und stellen Sie sicher, dass die Regel aktiviert ist
  • Voilá! Sie haben eine Abwesenheitsnotiz unter Outlook 2010 erstellt!
Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 erstellen
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